Conseils pour un bon usage de la messagerie
Pour une communication sereine
Charte "mieux communiquer par mail".
Au-delà de rappeler quelques conseils d'un usage professionnel des courriels, cette charte a pour objectif de permettre à chacun de retrouver plus de sérénité et un équilibre essentiel entre vie professionnelle et vie personnelle
Voir aussi le Guide pratique de gestion des courriels COMPLET sur le PIA
Désactiver le transfert de ma boîte professionnelle vers ma boîte personnelle
Lors de la mise en place des adresses académiques professionnelles, de nombreux enseignants ont paramétré leur webmail convergence pour avoir un transfert automatique de leur messagerie professionnelle vers leur messagerie personnelle. Ceci occasionne divers problèmes dans les messageries professionnelles. Pour désactiver ce transfert suivez le tutoriel.
Vider sa corbeille et guetter les indésirables
On n’y pense pas toujours, mais les messages supprimés sont conservés dans un dossier « Corbeille » afin de rattraper une suppression trop hâtive. Pensez à utiliser l’option « Vider la corbeille » de temps en temps pour gagner de l’espace.
Certains messages abusifs ou frauduleux sont parfois déplacés automatiquement dans un dossier « Indésirables ». L’ordinateur n’étant pas infaillible, il est possible que des messages légitimes y atterrissent. Pensez à consulter ce dossier et à supprimer tous les messages non désirés.
Supprimer les pièces jointes
Exemple, je reçois un message avec plusieurs pièces jointes :
- Je les lis
- J’enregistre les pièces jointes dans un répertoire sur mon ordinateur si je veux les conserver
- Je peux répondre en renvoyant les fichiers qui étaient à compléter
- Je supprime le message reçu
Pensez également à vider régulièrement votre boîte d’envoi d'anciens messages dont vous n’avez plus besoin. Ceux-ci sont également comptabilisés dans le remplissage de votre messagerie.
Choisir les destinataires - CCi - CC
Souvent on ne prend pas garde, mais on envoie facilement nos messages à tout un tas de destinataires. Posez-vous la question : tous les membres de la liste ont-ils un besoin impérieux de recevoir ce mail ?
- Je peux choisir de n’envoyer qu’à un certain nombre d’adresses mail nominatives.
- J'utilise l'option copie conforme visible CC pour informer de façon visible certaines personnes qui ne sont pas les destinataires principaux
- J'utilise l'option copie cachée CCI pour informer certaines personnes qui ne sont pas les destinataires principaux mais sans qu'elles puissent voir l'ensemble de destinataires (mails parents par exemple)
Mallette co-éducation numérique : « Comment développer une communication régulière de qualité avec les parents grâce au numérique ? »
Envoi de gros fichiers / fichiers lourds
Si vous avez un gros fichier à envoyer, pensez à des solutions alternatives plutôt que de faire transiter d’énormes quantités de données qui vont encombrer les réseaux et les boites mail.
- Si le fichier est déjà disponible sur un site, j’insère le lien dans mon mail plutôt que de mettre une pièce jointe
- J'utilise des solutions d'envoi de fichiers volumineux comme FileSender